BSH

Elektronische Rechnungstellung

Verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ab November 2020

Die wichtigsten Informationen sind auf dieser Seite in Kurzform dargestellt

Ziel und gesetzliche Grundlage

Hauptziel der umzusetzenden Richtlinie ist das Schaffen eines technologieneutralen, inhaltlichen E-Invoicing-Standards. Dieser soll sowohl mit nationalen als auch internationalen Standards kompatibel sein und sich (neben der Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen) auch für den einfachen, sicheren, schnellen und ressourcenschonenden Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen eignen. Der Standard wird mit der XRechnung und dem zentralen Rechnungseingang des Bundes in der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) umgesetzt.

Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen

Wer ist von den Neuregelungen betroffen?

Im ersten Schritt (November 2018) waren die Bundesministerien und die Verfassungsorgane betroffen. Ein Jahr später werden alle Auftraggeber des Bundes elektronische Rechnungen akzeptieren. Damit werden alle Zulieferbetriebe und Unternehmen auf elektronischen Rechnungsaustausch umstellen müssen.

Was müssen öffentliche Auftraggeber und Zulieferer tun?

Alle Zulieferer werden technisch auf elektronische Rechnungsstellung umstellen müssen. Um mögliche Kompatibilitätsprobleme zu überbrücken, kann es sinnvoll sein, sogenannte E-Invoicing-Provider zu nutzen. Sie überbrücken mögliche technische Unterschiede zwischen Rechnungssendern und Rechnungsempfängern.

Was ist eine XRechnung und für wen ist sie gedacht?

Die XRechnung ist ein strukturiertes und logisch verknüpftes Datenmodell, das alle Kernelemente sowie vorgegebene Syntaxen enthält, die für elektronischen Rechnungen benötigt werden könnten. Damit bildet die XRechnung die Basis für alle elektronischen Rechnungen. Die XRechnung bildet die Europäische Norm (CEN Norm) ab und bildet die Grundlage für den grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch. Für öffentliche Auftraggeber ist die XRechnung verpflichtend.

Müssen künftig alle E-Rechnungen senden und empfangen?

Die EU-Richtlinie verpflichtet öffentliche Auftraggeber, die im oberschwelligen Bereich Aufträge vergeben, dazu, elektronische Rechnungen zu verarbeiten.

Das E-Rechnungsgesetz des Bundes erweitert die Verpflichtung auch auf Aufträge unterhalb eines bestimmten Schwellenwertes.

Die E-Rechnungsverordnung verpflichtet alle Bundesbehörden ab dem 27.11.2020 grundsätzlich zur elektronischen Rechnungsverarbeitung.

Ausnahmen

Direktaufträge bis zu einem Auftragswert von 1.000,- Euro (ohne Umsatzsteuer).
Im Umkehrschluss werden damit alle Aufträge ab 1.000,- Euro Auftragswert mit elektronischen Rechnungen bearbeitet werden müssen.

Wie wird auf E-Invoicing umgestellt?

Technische Komponenten

  • elektronischer Rechnungseingang
  • digitaler Rechnungsworkflow
  • revisionssicheres elektronisches Archiv

Projektphasen für den Umstellungsprozess

  • Analyse der IST-Prozesse
  • Identifizierung von Optimierungspotenzialen (etwa bei Zusammenspiel zwischen Einkauf und Rechnungswesen)
  • Ableitung von SOLL-Prozessen
  • Anbieterauswahl

Projektbegleitendes Changemanagement gewährleistet die Nutzung und Akzeptanz der Beschäftigten.

Wird eine neue Software (ERP, Buchhaltung) notwendig?

Nein. Allerdings werden vermutlich Anpassungen der Software nötig sein, damit die neuen Formate generiert, übermittelt und verarbeitet werden können.

Gibt es ein zentrales E-Rechnungsportal?

Um die Bundesverwaltung bei der Umstellung auf die elektronische Rechnung zu unterstützen, wurde eine zentrale Rechnungsplattform des Bundes entwickelt. Nur über diese ist es möglich, Rechnungen an Behörden, z.B. das BSH, zu senden.

Zentraler Rechnungseingang des Bundes: https://xrechnung.bund.de/prod/authenticate.do

Welchen Vorteil bieten E-Rechnungen?

  • Verbesserte Prozesse und interne Abläufe eröffnen Einsparungspotentiale.
  • manuelle Aufwände werden reduziert
  • keine Medienbrüche mehr

Grafik, die den Bearbeitungsprozess vom Rechnungssender über die Rechnungseingangsplattform zu den Behörden darstellt.

Ist die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend?

Die E-Rechnungsverordnung verpflichtet ab dem 27.11.2020 zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund. Für öffentliche Aufträge mit Beteiligung des Bundes gilt dann, dass ab einem Auftragswert von 1.000 € eine elektronische Rechnung verpflichtend sowohl gesendet als auch empfangen und verarbeitet werden muss.

Welche Fristen gibt es?

27.11.2018: Oberste Bundesbehörden müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten

27.11.2019: Alle anderen öffentlichen Auftraggeber des Bundes müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

27.11.2020: Alle Rechnungssteller gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes sind zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet.

Möchten Sie die Erstellung einer E- beziehungsweise XRechnung testen?

Anforderungen der E-Rechnung

Inhalt

  • Leitweg-ID des Rechnungsempfängers (BSH: 991-01889-13).

Neben der Leitweg-ID müssen weitere Informationen angegeben werden:

  • Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
  • Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
  • De-Mail- bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
  • Bestellnummer / Veraktungsnummer des BSH (Eintrag im BT 13). Diese Information erhalten Sie vom Besteller/Anforderer der Leistung.

Format

  • Grundsätzlich ist der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich
    kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil XRECHNUNG) verwendet werden,
    wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm (EN-16931), der E-Rechnungsverordnung des
    Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.
  • Rechnungsbegründende Unterlagen / Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten,
    nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail anzuhängen.
  • Die maximal zulässige Größe einer Rechnung ist abhängig vom gewählten Übertragungskanal. Die maximale
    Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt.
  • Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o.ä.).
    (Weitere Einzelheiten finden Sie unter https://www.e-rechnung-bund.de/faq-e-rechnung/)

Übermittlung

Weitergehende Informationen finden Sie unter: https://www.e-rechnung-bund.de/